Comprobación de gastos – Documento por comprobar

Definición:

Este trámite se utiliza para realizar la comprobación de una transferencia electrónica generada por un documento por comprobar, presentando los documentos correspondientes.

Requisitos de aceptación:

  1. Formato de comprobación de gastos.
  2. Firma electrónica autorizada de la Unidad Responsable.
  3. Comprobantes con requisitos fiscales.
  4. Adjuntar documentos complementarios no fiscales, necesarios para acreditar la comprobación del gasto.
  5. Cuando el importe comprobado sea menor al monto autorizado, el saldo a favor de la UNISON deberá depositarse en la caja general de la tesorería o realizar transferencia electrónica, y anexar la nota de ingreso o comprobante de depósito/transferencia al trámite de comprobación de gastos.
  6. La información proporcionada en el campo “Documentos comprobatorios” del formato, debe corresponder con los datos de los comprobantes anexos, y éstos a su vez, coincidir con el concepto del gasto solicitado; asimismo, los comprobantes deberán aparecer en el orden que señala el formato del trámite.
  7. En caso que el importe comprobado sea superior al monto de la transferencia electrónica recibida, podrá solicitar el rembolso del importe por la diferencia comprobada de más, mediante un nuevo trámite de Recibo Ordinario, al cual se le deberá adjuntar la carátula del trámite de comprobación previamente autorizado, es decir, presentando folio y sello de afectación presupuestal.
  8. Cuando se incluyan comprobantes del extranjero, éstos deberán registrarse en la moneda que están expedidos, indicando el tipo de cambio (t.c.) correspondiente. Tratándose de facturas expedidas por proveedores extranjeros, éstas deberán contener como requisito indispensable el Registro Federal de Contribuyentes (RFC) de la Universidad de Sonora.
  9. Al adquirir pasajes de avión con aerolíneas extranjeras, aun cuando la compra se realice por medios electrónicos, se deberá realizar la descarga de factura en la página web correspondiente.
  10. Cuando se realicen comprobaciones de años anteriores o que por alguna situación extraordinaria no se elaboren por formato vía red, la comprobación se solicitará mediante oficio y deberá anexar una relación a detalle con los datos de los comprobantes (número de folio del comprobante, fecha del comprobante, nombre del proveedor, concepto del gasto, monto).
  11. Para agilizar el proceso de comprobación de anticipos para gastos, cuando se presente una comprobación parcial, favor de indicarlo en el formato del trámite dentro del campo “Información adicional”. Asimismo, tratándose de comprobaciones parciales en las cuales se incluya nota de ingreso a Tesorería por depósito en efectivo de excedente o comprobante de transferencia electrónica, el reintegro de este importe a la cuenta correspondiente se verá reflejado en el registro presupuestal, hasta recibir la comprobación total del importe del anticipo para gastos.
  12. Cuando se realicen gastos de viaje de estudiantes e invitados en zonas rurales donde no cuentan con comprobantes con requisitos fiscales, deberán anexar recibo con nombre y firma de quien prestó los servicios de hospedaje y alimentación, guías, entre otros, así como copia (por ambos lados) de la credencial de elector del prestador del servicio. Estos comprobantes serán sujetos a revisión y autorización, conforme cada caso en lo particular, dependiendo las características propias de cada trámite y el fondo origen de los recursos.
  13. En gastos realizados por concepto de alimentación en viajes de empleados y alumnos de la Universidad, será aceptado hasta el 25% del total del trámite en pagos de productos alimenticios por concepto de refrigerios o aperitivos (snacks) y siempre que la actividad (trabajos o salidas a campo, condiciones especiales de trabajo) justifique dichas erogaciones, asimismo, será necesario contar con el comprobante fiscal respectivo.
  14. En comprobaciones de viaje por asistencia a eventos académicos, se deberá adjuntar constancia de participación. Tratándose de personal administrativo, se deberá incluir en la comprobación de gastos un informe de actividades realizadas, o bien, en los casos que aplique, de los procesos que se podrán implementar y/o mejorar en el desempeño de sus funciones.
  15. De acuerdo a políticas institucionales, los solicitantes de Viáticos al personal y Gastos de viaje de estudiantes e invitados, dispondrán de 15 días naturales a partir de que se realice la actividad correspondiente para proporcionar a su unidad de adscripción la comprobación respectiva y ésta dispondrá de cinco días para presentar la comprobación ante Contraloría General. En caso de que no se cumpla esta disposición se descontará el recurso autorizado por nómina, a partir de la fecha de pago posterior inmediata a la fecha de vencimiento. Se podrá consultar formulario para comprobación de gastos que podrá ser utilizado por el responsable de la comprobación, al momento de entregar su documentación comprobatoria al personal administrativo de su unidad presupuestal.

Comprobación de gastos – Solicitud de Viáticos (de click aquí)

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