Documento por comprobar

Definición:

Este trámite se utiliza para solicitar el pago de algún concepto que aún no ha sido realizado. El anticipo para gastos se puede generar a favor de un estudiante, empleado, o en su caso, proveedor, siempre y cuando a este último no se le pueda gestionar un pedido de compra/servicio u orden de servicio externa. 

Requisitos de aceptación:

  1. Formato de documento por comprobar.
  2. Autorizaciones de los responsables de los recursos.
  3. Firma electrónica del responsable de los gastos por comprobar.
  4. El pago al beneficiario se realizará a través de transferencia electrónica.
  5. Cuando se tramite un pago de inscripción para curso, congreso, etc. aplicando la cuenta de arrendamiento de intangibles y cuotas de afiliación e inscripción, no será necesario anexar referencia en la cual se observe el costo solicitado.
  6. Deberá describirse ampliamente el motivo que origina el gasto, asimismo, los anexos deben coincidir a lo descrito en el concepto del trámite y a su vez, con la cuenta de afectación.
  7. Cuando se trate de un trámite por viaje de prácticas escolares de un grupo de estudiantes, se requiere anexar la relación de los mismos con su número de expediente.
  8. En el caso de los gastos originados por eventos (cursos, congresos, semanas culturales, ceremonias, eventos administrativos, etc.) no será necesario anexar referencias como cotización, invitación y/o programa, y se elaborarán órdenes de servicio a nombre de proveedores, como, por ejemplo, comida, sonido, arrendamiento de equipo e instalaciones, entre otros. Sólo en los casos donde el proveedor no otorgue crédito, o bien, las características propias del servicio, no permitan la generación del trámite de orden de servicio externa, se autorizará el trámite como anticipo para gastos, a reserva de recibir la comprobación correspondiente dentro de los siguientes 15 días naturales, posteriores a la realización del evento.
  9. En trámites para organización de eventos, el documento por comprobar se podrá realizar a nombre de un empleado, cuando se trate de gastos menores o imprevistos, o bien, no sea posible generarlo a favor del proveedor, anexando una estimación de gastos en hoja membretada de la unidad, y por un monto máximo de $ 10,000.00.
  10. En todo trámite a favor de un estudiante de la institución, deberá registrarse como responsable de comprobar al alumno beneficiado con el apoyo. Asimismo, es requisito obligatorio adjuntar el formato de pagaré en el cual el alumno asume el compromiso de comprobación ante el maestro responsable de la actividad.
  11. Sólo en los trámites que se requiera la firma del delegado sindical, conforme el ejercicio del gasto con cargo al recurso de ingresos propios, será necesario enviar físicamente a Contraloría, la impresión del trámite con la firma autógrafa correspondiente.
  12. No será posible autorizar trámites de documento por comprobar a los usuarios que tengan saldos pendientes por anticipos para gastos, por no haber realizado las respectivas comprobaciones de acuerdo a los plazos establecidos en las políticas institucionales.

Nota: El pago por transferencia electrónica se realizará en la fecha que estipula el contra recibo, la cual será de 3 días hábiles para empleados y alumnos y 5 días hábiles para proveedores, a partir de la fecha de autorización del trámite presupuestal.

En caso de contar con un trámite especial o tener alguna duda respecto a los requisitos anteriormente mencionados, contáctenos a:

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