Definición:
Este trámite se utiliza para comprometer el pago por un servicio que será prestado posteriormente por un proveedor de la Institución.
Se generará trámite de orden de servicio externa ante Contraloría, directamente por la Unidad, cuando el monto del servicio no sea superior a 300 UMA ($28,866.00) antes de IVA; tratándose de un importe mayor al establecido y de acuerdo a los conceptos indicados en las políticas institucionales, se realizará la solicitud de contratación del servicio ante la Dirección Infraestructura y Adquisiciones, y será esta Dirección la encargada de generar trámite correspondiente ante Contraloría, para comprometer el recurso y dar seguimiento al trámite de pago.
Los trabajos de mantenimiento y demás servicios relacionados con obra, conforme los conceptos indicados en las políticas institucionales deberán gestionarse a través de la Dirección de Infraestructura y Adquisiciones, cuando el monto sea superior a 400 UMA ($38,488.00) antes de IVA.
Requisitos de aceptación:
- Formato de orden de servicio externa.
- Autorizaciones del responsable de los recursos.
- Cotizaciones (con datos legibles del proveedor).
- En los casos de pasajes y hospedaje, no es requisito indispensable anexar cotización, por las propias características de estos servicios.
- En los servicios requeridos para eventos (cursos, congresos, semanas culturales, eventos estudiantiles, celebración de aniversario, etc.), deberán anexar referencia como programa, invitación, trípticos o cualquier otro documento con el que cuente la unidad presupuestal organizadora.
- Deberá describirse ampliamente el motivo que originó el gasto, y éste a su vez, corresponder con la cuenta de aplicación. Los anexos deben coincidir a lo descrito en la orden de servicio, tanto en nombre de proveedor, importe y lo señalado en la descripción del concepto de gasto.
- Cuando se trata de un pasaje, debe indicarse en el concepto del trámite las fechas, el lugar, el motivo y el nombre de la persona que viaja; si la persona que viaja es un alumno, se deberá indicar el número de expediente.
- En adquisición de boletos de avión, se podrá autorizar el trámite por medio de orden de servicio aun cuando la fecha del viaje haya transcurrido, siempre y cuando se observe que la fecha de generación del trámite en sistema, coincide con la fecha de confirmación del pasaje, ya que generalmente la confirmación y emisión del boleto se realiza de manera simultánea a la emisión del comprobante CFDI, con el fin de garantizar el precio y la disponibilidad del viaje.
- Tratándose de boletos de avión cuyo costo de adquisición vía internet represente un ahorro sustancial en el ejercicio del recurso institucional, se podrá autorizar la compra mediante reembolso al empleado o alumno a través de trámite de recibo ordinario, siempre y cuando se presente el CFDI generado por la aerolínea que proporcionó el servicio. No se autorizarán reembolsos de pagos realizados a través de intermediarios en internet que no proporcionen el comprobante fiscal correspondiente.
- Cuando se afectan las cuentas de Obra pública en bienes propios (concepto 6200) se debe anexar el contrato de obra correspondiente.
Requisitos de pedido de servicio:
Consultar formato y requisitos de trámite en la Dirección de Infraestructura y Adquisiciones.
En caso de contar con un trámite especial o tener alguna duda respecto a los requisitos anteriormente mencionados, contáctenos a:
Con gusto le atenderemos.