Pago de factura por pedido de crédito o por orden de servicio externa

Definición:

Se refiere a la factura presentada en ventanilla de Contraloría, para pago de un pedido de crédito o una orden de servicio externa previamente autorizados, la cual es entregada por el proveedor una vez proporcionado el material, equipo o prestación del servicio, para generar el pago correspondiente mediante transferencia electrónica.

Solicitud de pago de pedido de crédito:

Requisitos de aceptación:

La Dirección de Infraestructura y Adquisiciones envía las facturas de pedido a la ventanilla de Contraloría para su afectación presupuestal, a través de un listado indicando los trámites contenidos en el mismo, los cuales deben cumplir los siguientes requisitos para su autorización:

  1. Factura con requisitos fiscales (CFDI), acompañada con el pedido de crédito previamente autorizado.
  2. La fecha de emisión de la factura, debe ser posterior a la fecha de autorización del pedido.
  3. En el caso específico de pago a aseguradoras, se podrá autorizar el pago de CFDI emitido con fecha anterior a la autorización presupuestal del trámite de pedido de servicio, siempre y cuando se observe que la fecha de generación del trámite en sistema, coincide con la fecha de emisión del comprobante fiscal, ya que, generalmente, la expedición del CFDI se realiza de manera simultánea al momento de emitir la póliza de seguro.
  4. Enviar factura en archivos PDF y XML al correo proveedores@unison.mx
  5. Por la compra de materiales, suministros y bienes muebles, la factura requiere sello y firma de recibido de conformidad del Almacén de recepción de bienes y materiales, y en los casos que aplique, anexar nota de recepción correspondiente.
  6. Las facturas por compra de acervo bibliográfico deberán llevar el sello y vo.bo. del Área de Recepción de Material Bibliográfico de la Subdirección de Servicios de Apoyo Académico.
  7. Las facturas para pago de pedido de servicios, deberán presentar firma y sello de conformidad de la Unidad solicitante y la Dirección de Infraestructura y Adquisiciones, asimismo, adjuntar la ficha técnica de prestación del servicio.
  8. Las facturas expedidas por proveedores extranjeros deberán contener como requisito indispensable el Registro Federal de Contribuyentes (RFC) de la Universidad de Sonora.
  9. Cuando se presenten facturas que comprueben pedidos de contado autorizadas para pago en parcialidades, éstas se recibirán cuando el anticipo haya sido previamente comprobado por la Subdirección de Adquisiciones.

Nota: El pago por transferencia electrónica se realizará en la fecha que estipula el contra recibo, de acuerdo a lo pactado con el proveedor en el pedido.

Solicitud de pago de orden de servicio externa:

Requisitos de aceptación:

  1. Factura con requisitos fiscales (CFDI), acompañada de impresión de orden de servicio externa, la cual deberá contener folio, fecha de autorización y sello de autorizado. Tratándose de facturas expedidas por proveedores extranjeros, éstas deberán contener como requisito indispensable el Registro Federal de Contribuyentes (RFC) de la Universidad de Sonora.
  2. Para liberar el pago, el usuario debe registrar en el SIIA la fecha de recepción del servicio por parte del proveedor, y presentar la factura con firma y sello de la Unidad.
  3. Enviar factura en archivos PDF y XML al correo proveedores@unison.mx
  4. La descripción de la factura debe coincidir con el monto y la descripción del servicio previamente autorizado (salvo los casos especiales de pasajes y hospedaje, donde puede variar el importe por las características propias del servicio).
  5. Cuando la factura exceda el importe de la orden de servicio, el pago se realizará por el total facturado, siempre y cuando se adjunte trámite de recibo ordinario complementario, generado vía red.
  6. Para el pago de facturas correspondientes a órdenes de servicio por pasajes de avión, se deberán anexar todos los comprobantes fiscales que amparen los cargos incluidos en el voucher de servicio de la agencia de viajes.
  7. En el caso específico de pago a aseguradoras, se podrá autorizar el pago de CFDI emitido con fecha anterior a la autorización presupuestal del trámite de orden de servicio externa, siempre y cuando se observe que la fecha de generación del trámite en sistema, coincide con la fecha de emisión del comprobante fiscal, ya que, generalmente, la expedición del CFDI se realiza de manera simultánea al momento de emitir la póliza de seguro.
  8. En los casos de pasajes aéreos adquiridos por medio de agencia de viajes, generalmente la emisión del comprobante CFDI se realiza de manera simultánea a la emisión del boleto de avión, con el fin de garantizar el precio y la disponibilidad del viaje; por lo anterior, se podrán autorizar los pagos de facturas de pasajes con fecha anterior a la autorización de la orden de servicio correspondiente, siempre y cuando la fecha de generación del trámite en sistema sea la misma del comprobante fiscal, independientemente de la fecha de autorización del trámite presupuestal.
  9. Al adquirir pasajes de avión con aerolíneas extranjeras, aun cuando la compra se realice por medios electrónicos, se deberá realizar la descarga de factura en la página web correspondiente.
  10. En la factura para pago, se deberá adjuntar evidencia del servicio recibido acorde a la partida presupuestal, según el concepto de gasto al que pertenezca, tales como las señaladas a continuación de manera enunciativa, más no limitativa:
    • Clave 32 Servicios de arrendamiento: Fotografías por rentas para eventos / Constancia de membresía, pantalla de acceso a página web, constancia de inscripción.
    • Clave 33 Servicios profesionales, científicos, técnicos y otros servicios: Referencia de estudio o trabajo realizado / Informe de servicio prestado / Cronograma de actividades / Lista de asistencia a capacitación, fotografías, captura de pantalla de cursos virtuales / Impresión de cartel, tríptico, volante / Carátula de libro.
    • Clave 34 Servicios financieros, bancarios y comerciales: Carátula de póliza de seguro.
    • Clave 35 Servicios de instalación, reparación, mantenimiento y conservación: Acta de entrega, informe de servicio realizado / Fotografía / Bitácora del mantenimiento.
    • Clave 36 Servicios de comunicación social y publicidad: Referencia de publicaciones en revista, periódico, acceso a portal electrónico / Fotografía / Informe de servicio prestado / Evidencia documental de publicidad (volantes, impresiones, periódicos, revistas, captura de pantalla de anuncios por internet).
    • Clave 37 Servicios de traslado y viáticos: Constancia de asistencia por participación en eventos / Informe de actividades realizadas.
    • Clave 38 Servicios oficiales: Referencia del evento (trípticos, carteles, banner) / Programa – bitácora de actividades / Fotografías.

NOTA: El pago por transferencia electrónica se realizará en la fecha que estipula el contra recibo, la cual será de 5 días hábiles a partir de la autorización del trámite de pago.

En caso de contar con un trámite especial o tener alguna duda respecto a los requisitos anteriormente mencionados, contáctenos a:

Con gusto le atenderemos.