Definición:
Este trámite se utiliza para reembolsar gastos que fueron cubiertos por requerirse con urgencia, o bien, para cubrir pagos diversos que por su naturaleza no pueden realizarse por medio de otro tipo de trámite.
Requisitos de aceptación:
- Formato de recibo ordinario.
- Autorizaciones del responsable de los recursos.
- Deberá describirse ampliamente el motivo que originó el gasto y éste a su vez corresponder con la cuenta de afectación y los documentos anexos, según la información proporcionada en el campo “Documentos comprobatorios” del formato.
- El importe del trámite debe coincidir con el monto total de los comprobantes anexos; en caso que la suma de éstos sea por mayor cantidad, deberá indicarse en el concepto del trámite si se trata de un apoyo.
- Cuando se reembolsen gastos por consumos alimenticios mayores a $1,000.00, se debe indicar el concepto que origina el gasto, y las personas que participaron en dicho evento, ya sea en la descripción del trámite elaborado vía red, o en el campo de descripción de los “Documentos comprobatorios”.
- Cuando se reembolsen gastos con comprobantes del extranjero, éstos deberán registrarse en la moneda que están expedidos, indicando el tipo de cambio (t.c.) correspondiente. Tratándose de facturas expedidas por proveedores extranjeros, éstas deberán contener como requisito indispensable el Registro Federal de Contribuyentes (RFC) de la Universidad de Sonora.
- Al adquirir pasajes de avión con aerolíneas extranjeras, aun cuando la compra se realice por medios electrónicos, se deberá realizar la descarga de factura en la página web correspondiente.
- Tratándose de boletos de avión cuyo costo de adquisición vía internet represente un ahorro sustancial en el ejercicio del recurso institucional, se podrá autorizar la compra mediante reembolso al empleado o alumno a través de trámite de recibo ordinario, siempre y cuando se presente el CFDI generado por la aerolínea que proporcionó el servicio. No se autorizarán reembolsos de pagos realizados a través de intermediarios en internet que no proporcionen el comprobante fiscal correspondiente.
- El recibo ordinario no se deberá utilizar para gastos operativos, ni adquisición de bienes muebles considerados en el capítulo 5000. Toda compra de materiales, mobiliario y equipo, deberá gestionarse a través de requisición de compra por medio de la Dirección de Infraestructura y Adquisiciones, asimismo, los gastos operativos menores deberán ser cubiertos con el fondo revolvente asignado a la unidad.
- Sólo en los trámites que se requiera la firma del delegado sindical, conforme el ejercicio del gasto con cargo al recurso de ingresos propios, será necesario enviar físicamente a Contraloría, la impresión del trámite con la firma autógrafa correspondiente.
- En caso de solicitar a través de recibo ordinario, la afectación de un gasto que debió generarse a través de otro trámite preestablecido, siendo éste una requisición de compra o servicio, orden de servicio externa, fondo revolvente, documento por comprobar o solicitud de viáticos, deberá describirse ampliamente dentro del concepto del trámite, como requisito indispensable, el motivo por el cual no se procedió conforme lo establece la normatividad, adjuntando las referencias que, en su caso, sean necesarias. El trámite será sujeto a revisión con la posibilidad de rechazo o aceptación en dichas condiciones, siempre y cuando el importe de este no exceda lo establecido en las políticas institucionales y la normatividad aplicable, respecto a los montos máximos para contratación de la adquisición del bien o prestación del servicio, dependiendo las características particulares de cada trámite en lo individual.
Nota: De los trámites aplicados “Válido para pago”, el pago se efectuará por transferencia electrónica en la fecha que estipula el contra recibo, la cual será de 3 días hábiles para empleados y alumnos y 5 días hábiles para proveedores, a partir de la fecha de autorización del trámite presupuestal.
En caso de contar con un trámite especial o tener alguna duda respecto a los requisitos anteriormente mencionados, contáctenos a:
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