Solicitud de viáticos

Definición:

Este trámite se utiliza para cubrir los gastos de alimentación y hospedaje de un empleado de la institución, previo a la realización de un viaje en comisión de trabajo o asuntos académicos.

Requisitos de aceptación:

  1. Formato de solicitud de viáticos.
  2. Autorizaciones de los responsables de los recursos.
  3. Firma electrónica del responsable de los gastos por comprobar.
  4. No será necesario incluir la referencia del viático (invitación, programa, convocatoria, etc.), capturándose solamente el lugar y fechas del evento en el documento del propio trámite, así como información complementaria dentro del concepto del mismo.
  5. El beneficiario debe ser una de las personas que viaja.
  6. El importe solicitado en el trámite deberá apegarse a la tarifa de viáticos autorizada (Hacer click aquí para ver lineamientos y tarifa de viáticos).
  7. En los viajes nacionales, el periodo máximo de la comisión será entre un día antes del evento y un día posterior a que finalice.
  8. Tratándose de asistencia a eventos académicos, sólo se autorizarán apoyos cuando la participación sea como ponente y se deberá adjuntar la aceptación de la ponencia; asimismo, capturar dentro del trámite presupuestal en el SIIA, la información relativa a la ponencia en cuestión.
  9. Cuando se realicen viajes por concepto de movilidad académica, deberá registrarse la información requerida en el formato establecido, dentro de la captura del trámite.
  10. No será posible autorizar trámites de gastos a comprobar a los usuarios que tengan saldos pendientes por anticipos para gastos, por no haber realizado las respectivas comprobaciones de acuerdo a los plazos establecidos en las políticas institucionales.

Nota: El pago por transferencia electrónica se realizará en la fecha que estipula el contra recibo, la cual será de 3 días hábiles a partir de la fecha de autorización del trámite presupuestal.

Información adicional: Los trámites por viaje de alumnos y visitantes deberán gestionarse a través de documento por comprobar, aplicando la partida de Gastos de viaje de estudiantes e invitados; asimismo, tratándose de gastos por concepto de movilidad académica de profesores visitantes, deberá registrarse la información requerida en el formato establecido, dentro de la captura del trámite presupuestal.

Comprobación de solicitud de viáticos

Definición:

Este trámite se utiliza para realizar la comprobación de una transferencia electrónica generada por una solicitud de viáticos, presentando los documentos correspondientes.

Requisitos de aceptación:

  1. Formato de comprobación de gastos.
  2. Firma electrónica autorizada de la Unidad Responsable.
  3. Comprobantes con requisitos fiscales.
  4. Adjuntar documentos complementarios no fiscales, necesarios para acreditar la comprobación del gasto.
  5. Cuando el importe comprobado sea menor al monto autorizado, el saldo a favor de la UNISON deberá depositarse en la caja general de la tesorería o realizar transferencia electrónica, y anexar la nota de ingreso o comprobante de depósito/transferencia al trámite de comprobación de gastos.
  6. La información proporcionada en el campo “Documentos comprobatorios” del formato, debe corresponder con los datos de los comprobantes anexos, y éstos a su vez, coincidir con el concepto del gasto solicitado; asimismo, los comprobantes deberán aparecer en el orden que señala el formato del trámite.
  7. En caso que el importe comprobado sea superior al monto de la transferencia electrónica recibida, podrá solicitar el rembolso del importe por la diferencia comprobada de más, por medio de un nuevo trámite de Recibo Ordinario, al cual se le deberá adjuntar la carátula del trámite de comprobación previamente autorizado, es decir, presentando folio y sello de afectación presupuestal. Este trámite procederá, siempre y cuando el importe del reembolso por gasto excedente, de manera conjunta con la solicitud de viáticos original, no excedan el importe de la tarifa establecida.
  8. Cuando se incluyan comprobantes del extranjero, éstos deberán registrarse en la moneda que están expedidos, indicando el tipo de cambio (t.c.) correspondiente. Tratándose de facturas expedidas por proveedores extranjeros, éstas deberán contener como requisito indispensable el Registro Federal de Contribuyentes (RFC) de la Universidad de Sonora.
  9. Cuando se realicen comprobaciones de años anteriores o que por alguna situación extraordinaria no se elaboren por formato vía red, la comprobación del gasto se solicitará mediante oficio y deberá anexar una relación a detalle con los datos de los comprobantes (número de folio del comprobante, fecha del comprobante, nombre del proveedor, concepto del gasto, monto).
  10. Para agilizar el proceso de comprobación de anticipos para gastos, cuando se presente una comprobación parcial, favor de indicarlo en el formato del trámite dentro del campo “Información adicional”. Asimismo, tratándose de comprobaciones parciales en las cuales se incluya nota de ingreso a Tesorería, por depósito en efectivo de excedente o transferencia electrónica, el reintegro de este importe a la cuenta correspondiente se verá reflejado en el registro presupuestal, hasta recibir la comprobación total del importe del anticipo para gastos.
  11. Cuando los viáticos son en zonas rurales donde no cuentan con comprobantes con requisitos fiscales, deberán anexar recibo con nombre y firma de quien prestó los servicios de hospedaje y alimentación, guías, entre otros, así como copia (por ambos lados) de la credencial de elector del prestador del servicio.
  12. En gastos realizados por concepto de alimentación en viajes, será aceptado hasta el 25% del total del trámite en pagos de productos alimenticios por concepto de refrigerios o aperitivos (snacks) y siempre que la actividad (trabajos o salidas a campo, condiciones especiales de trabajo) justifique dichas erogaciones, asimismo, será necesario contar con el comprobante fiscal respectivo.
  13. En comprobaciones de viaje por asistencia a eventos académicos, se deberá adjuntar constancia de participación. Tratándose de personal administrativo, se deberá incluir en la comprobación de gastos un informe de actividades realizadas, o bien, en los casos que aplique, de los procesos que se podrán implementar y/o mejorar en el desempeño de sus funciones.
  14. De acuerdo a políticas institucionales, los solicitantes de Viáticos al personal y Gastos de viaje de estudiantes e invitados, dispondrán de 15 días naturales a partir de que se realice la actividad correspondiente para proporcionar a su unidad de adscripción la comprobación respectiva y ésta dispondrá de cinco días para presentar la comprobación ante Contraloría General. En caso de que no se cumpla esta disposición se descontará el recurso autorizado por nómina, a partir de la fecha de pago posterior inmediata a la fecha de vencimiento. Se podrá consultar formulario para comprobación de gastos que podrá ser utilizado por el responsable de la comprobación, al momento de entregar su documentación comprobatoria al personal administrativo de su unidad presupuestal.

En caso de contar con un trámite especial o tener alguna duda respecto a los requisitos anteriormente mencionados, contáctenos a:

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