Definición:
La Contraloría General lleva a cabo el Proceso de Control y Registro del Gasto, el cual tiene como finalidad controlar el ejercicio del gasto institucional, a través de la revisión y aplicación en sistema, de trámites generados por las distintas unidades organizacionales, mediante los cuales se ejerce el presupuesto de los distintos recursos que maneja la Universidad.
Beneficiarios del servicio:
- Empleados y alumnos de la Universidad
- Proveedores de la Institución
- Otras personas físicas y/o morales, beneficiadas con algún pago o servicio de la Universidad
Lugar para la prestación del servicio:
- El trámite presupuestal requerido para cubrir el gasto necesario, se genera en una unidad responsable de la Universidad, siendo ésta un departamento, división o dependencia administrativa.
- La revisión, autorización y aplicación en el sistema presupuestal del trámite en cuestión, se lleva a cabo en la ventanilla del área de presupuesto de Contraloría General, o en su caso, a través del personal designado como enlace en las Unidades Regionales Norte y Sur.
Requisitos y normatividad:
La aplicable a cada tipo de trámite, según las características propias de cada uno de ellos.
Formatos:
Tipos de trámites presupuestales para el ejercicio del gasto:
Trámite generado por la Dirección de Infraestructura y Adquisiciones, a través de la Subdirección de Adquisiciones, mediante el cual se realizan las compras de materiales y equipo, así como la contratación por prestación de servicios, a proveedores de la Institución, asimismo, para adquisición de acervo bibliográfico por parte del Área de Coordinación de Bibliotecas de la Subdirección de Servicios de Apoyo Académico, siendo pedidos de contado o crédito según las condiciones de pago y lineamientos establecidos.
Se refiere a la factura presentada en ventanilla de Contraloría, para pago de un pedido de crédito o una orden de servicio externa previamente autorizados, la cual es entregada por el proveedor una vez proporcionado el material, equipo o prestación del servicio, para generar el pago correspondiente mediante transferencia electrónica.
Trámite generado por la Subdirección de Adquisiciones de la Dirección de Infraestructura y Adquisiciones y por el Área de Coordinación de Bibliotecas de la Subdirección de Servicios de Apoyo Académico, con el fin de comprobar el pago efectuado por transferencia electrónica, cuyo origen corresponde a un pedido de contado.
Este trámite se utiliza para realizar la comprobación de una transferencia electrónica generada por un documento por comprobar o una solicitud de viáticos, presentando los documentos correspondientes.
Este trámite se utiliza para comprometer el pago por un servicio que será prestado posteriormente por un proveedor de la Institución.
Este tipo de trámite se utiliza para pagar a un proveedor por la prestación de un servicio profesional o un arrendamiento otorgado a la Institución, presentando como comprobante fiscal un recibo de honorarios o recibo de arrendamiento.
Este trámite se utiliza para reembolsar gastos que fueron cubiertos por requerirse con urgencia, o bien, para cubrir pagos diversos que por su naturaleza no pueden realizarse por medio de otro tipo de trámite.
Este trámite se utiliza para solicitar el pago de algún concepto que aún no ha sido realizado. El anticipo para gastos se puede generar a favor de un estudiante, empleado, o en su caso, proveedor, siempre y cuando a este último no se le pueda gestionar un pedido de compra/servicio u orden de servicio externa.
Este trámite se utiliza para cubrir los gastos de alimentación y hospedaje de un empleado de la institución, previo a la realización de un viaje en comisión de trabajo o asuntos académicos.
Esta opción se utiliza para reembolsar los gastos menores que han sido cubiertos con el fondo revolvente de la unidad, cuya recuperación se realizará por transferencia electrónica a la cuenta bancaria específica creada para el manejo del fondo.
Trámites generados, revisados y aplicados presupuestalmente por sistema, que no requieren la presentación de documentación comprobatoria ante Contraloría General. Siendo éstos los siguientes:
- Nota de salida de almacén.
- Solicitud para correspondencia universitaria.
- Orden de trabajo para imprenta.
Trámites generados por la Dirección de Recursos Humanos, a través del área de Prestaciones, mediante los cuales se realizan los pagos correspondientes a las prestaciones contractuales de acuerdo a los Contratos Colectivos de Trabajo (C.C.T.), políticas institucionales y lineamientos establecidos.